各学院: 

　　目前，我校2016级新生入学工作已经结束，为做好学籍管理工作，决定于近期开展2016级普通高等教育本专科新生学籍电子注册工作。现将有关事项通知如下： 

　　一、要充分认识新生数据信息报送工作的重要性 

　　新生数据信息上报工作是完善学校学生数据库建设、实现高等教育学籍及学历证书管理现代化的基础性工作，也是一项政策性强、涉及面广的工作。如果本次新生注册数据信息有误将直接影响学生日后的学籍电子注册、四六级英语考试、专升本考试以及毕业证书的办理等工作。各学院要高度重视，严肃纪律，严格程序，以高度的责任心做好数据报送工作。保证报送的所有学生均为列入招生计划并经学校正式录取的学生，保证学生信息准确无误，不出现错报、漏报、多报现象。 

　　二、新生数据信息应包含的基本内容 

　　各学院报送的2016级新生注册数据中应包括以下基本内容：考生号、学号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、民族、身份证号、学院名称、专业名称、专业代码、班级号、学制、培养层次、入学日期、学习形式等。与录取数据相同的数据项内容，严格以随本通知下发的“学校2016年录取数据库”为准，不建议手工重新录入。具体报送格式（见附件1）。同时，各学院需报送未报到学生名单，具体格式见附件2。 

　　考生号为高考准考证号，专业名称要用规范的全称，勿用简称，要与录取数据保持一致。由于学籍管理系统在转入数据时，高考准考证号、学号是系统的默认字段，因此一定不能有重复记录。学号总长度不超过12位，按照学校的统一编排报送。对于同名同专业的学生信息，各学院要认真核对，防止张冠李戴。对于参军入伍的新生，按教育部规定本次一同报送注册信息，但需在备注档中统一标注“参军入伍，保留入学资格”。原参军保留入学资格，今年退役复学的学生视同新生一同报送学籍信息，在备注档内需标注“退役复学”，录取信息以当年录取数据为准。 

　　三、新生数据信息报送要求 

　　此次新生学籍注册应据实注册。不得出现把录取数据下载后，未经整理直接上报的现象。各学院在报送学生姓名用字、身份证号、民族、专业等重要信息前一定要认真核对，一旦报送相关信息不能更改。在校期间的四六级英语考试、专升本考试、毕业生图像信息采集、以及毕业生学历注册信息将一律采用本次报送的信息。请各学院对学生讲明重要性，认真核对，如因核对不仔细造成的不良后果，由学生本人负责。学生本人必须在学生学籍信息确认表上签字，不得代签，然后再由学院具体工作人员和学院分管院长签字审核交教务处学籍科。 

　　教务处将教育部下发的2016年新生数据（高考录取数据）随本通知发给各学院，各学院接到本通知后，请按要求及时报送新生数据信息。教务处将对各学院报送的数据信息同教育部学籍平台数据进行机器审核。 

　　报送数据时间： 本专科生2016年9月26日（星期一）前。 

　　报送方式：此次报送按本、专科不同学习层次分别报送。各学院将电子数据信息(学院名+本科16xszc.dbf，学院名+16新生报到统计表.xls，学院名+专科16xszc.dbf，学院名+16未报到学生名单.xls)发往:xjk@sdyu.edu.cn；同时需交送纸质件一份（C213办公室），注册学籍信息表需经学生确认签字，学院审核盖章。具体表格样式见电子附件。 

　　                                  教务处